初めてのオフィス移転も成功に導いてくれる！初心者が知っておくべき知識

当サイトは、移転を考えている人が知っていれば役立つ、オフィス移転に関する情報をご紹介しています。
初めてオフィスの移転をする人も成功に導くことができる、初心者が知っておくべき知識についても、当サイトではご紹介しています。
オフィスを移転するために必要となる費用の相場も、当サイトを見れば知ることができます。
オフィスを移転したい場合には、専門の引っ越し業者を利用するのがおすすめであるという情報も、当サイトではご紹介しています。

初めてのオフィス移転も成功に導いてくれる！初心者が知っておくべき知識

オフィス移転をしたことがない初心者は、オフィス移転をする時に知っておくべき知識を確認しておけば、移転の作業がスムーズに進めやすくなります。
オフィスを移転したい場合には、まず現在賃貸している建物の所有者に、賃貸契約の解除を申し入れる必要があります。
解除を申し入れる時期が重要になり、契約で決められた解除予告の期間内におこなう必要があり、期間内に解除の申込をしなかった場合には、移転後も家賃をしばらく払い続けなければいけなくなるので注意が必要です。

オフィス移転で押さえておきたい重要ポイント

オフィス移転で押さえておきたい重要ポイントは利便性です。
顧客も訪問することが多いことから顧客中心の考え方も重要となります。
オフィスの位置で公共交通機関に近いところにあるかや駐車場がリーズナブルに完備されているかが視点の一つです。
たくさんの公共交通機関を乗り継ぐケースや徒歩の時間が多いと顧客や自身や社員の移動に不便です。
社用車など車を利用する際に駐車料金が高かったり、移動が手間になるとモチベーション低下につながります。
つぎに、オフィス移転のしやすさです。
ある程度のIT機器や通信環境が整っていると整備する手間を省くことが可能です。
机や棚など基本的な家具がそろっていると引越しや転居が楽になりますし、スムースな事業開始をすることが実現します。
最後に、通信環境で、無線ランやコピー機が共用であるかどうかの確認が必要です。
業者によってサービスと料金が様々のため比較検討がポイントとなりよく確認する必要性があります。

チェックリストを活用してオフィス移転の準備

オフィス移転をするときには、いくつも準備をしなければいけません。
一つ一つを怠ってしまうとスムーズに進められなくなるので、予め把握し抜けがないように注意しなければいけません。
円滑にオフィス移転を進めるために、積極的に活用したいのがチェックリストです。
やるべきことをまとめたチェックリストを事前に作成し、一つ一つ確認しながら行うことで抜けがなくなりスムーズに進められます。
リストは自分で作成することも可能ですが、オフィス移転の経験が不足していると完璧な内容を作るのは難しいでしょう。
そもそも参考にするリストが間違っていては、円滑に進められなくなります。
オフィス移転の準備で大活躍するリストは、ネット上で無料配布されています。
さまざまなサイトで専門家や経験のある人達が作ったリストが無料で公開されているので、それらの中から使いやすいものを選び印刷してチェックしていくと、トラブルなくスムーズに進めることができます。

事前に把握しておきたいオフィス移転のスケジュール

オフィス移転は作業中に全ての業務が止まってしまうダウンタイムを最小限にして、一刻も早く通常の運営を再開できるように、スケジュールは事前にしっかりと把握しておくのが大切です。
路面店のような利用できる土地は自社で全て管理できるケースは別にして、マンションやテナントなど共有部分が多くある場合は入室、退室の管理など先方の受け入れ準備も必要です。
インターネット回線の開通工事、壁面やフロアの下にLANケーブルの敷設が必要な場合は、まずはそれを完了しなければデスクや椅子などの備品の搬入ができないなど、ひとつが滞ればその後の全ての工程が滞り予定していた期日までにオフィス移転を遂行できず、ビジネスの再開にも支障を来たすケースも少なくありません。
そのような事態を回避するために、できるだけ時間に余裕を持ったスケジュールを立てるのはもちろんのこと、全てのプロセスを把握して厳密に履行することでオフィス移転を無事完了させたいものです。

オフィス移転をしたら必要な挨拶状の書き方

"オフィス移転をする際には、住所や電話番号などの変更を取引先に知らせることが不可欠です。
取引先と今後も良いお取引を続けるためにも適切かつ丁寧にお知らせしなくてはなりません。
その挨拶状の書き方のポイントを抑えていきましょう。
まず、取引先の方で住所録の変更などが必要になることも考えると、郵送物の送付トラブルなどを防ぐためにも移転の２週間前くらいには案内が相手に届くのが望ましいといえます。
内容は、余分な情報は省きオフィス移転をした旨をより簡潔に先方に伝えることが重要です。
ビジネス文書ですので、まず時候の挨拶から始めた後に移転をした旨と移転の詳細を記載しましょう。
移転日、移転先の住所と電話番号を記載し、可能であれば地図も添付するとよりわかりやすく親切です。
引っ越し直前は準備でかなり忙しくなることが予想されるため、かなり早い段階から文書作成、送付先のリストアップなどを含めてスケジューリングしていけると良いでしょう。

オフィス移転に向けてレイアウトを決める場合の基本

業績が好調で社員が増えている企業は、快適な環境で働けるオフィスに移転することが多いです。
しかし面積の広い賃貸オフィスを選ぶだけでは、必ずしも業務の効率化につながらないのが実情です。
移転先のオフィスの形状や社員の働き方を考えて、最適なデスクや事務機器の配置を考えるのが理想的です。
オフィス移転に向けて設計事務所などにレイアウトを考えてもらうと、新しい事務所でも効率よく仕事をできるようになります。
通路を広くしたりミーティングスペースを確保することが、オフィス移転で業務の効率性を高めるコツです。
確かに業種や企業の風土によって、ニーズにマッチしたオフィスのデザインは異なります。
けれども実績のある設計事務所であれば、社員一人一人が快適に働けるレイアウトを提案できます。
デスクや椅子の配置を重視することも大切ですが、空調機器の設置場所にもこだわるのがポイントです。
オフィスの形状と風の流れを考えると、移転先でも快適に仕事ができるようになります。

オフィス移転の手続きでトラブルを起こさないためには

オフィス移転の目的はコスト削減のため今より家賃が安い所に移りたいとか、移転先のオフィスで快適性や生産性を向上させたいなど、理想の働き方を追求したものもあります。
しかしこのオフィス移転の手続きの中で、思わぬトラブルが発生してしまうことがありますので、ここではその注意点をご説明します。
一つ目は実際に使用できる面積と契約書の面積が違っていたケースです。
契約書に表示される面積にトイレや給湯室やエレベーターホールといった共用部分が含まれていた為に、実際使用するスペ－スが想定より小さくて予定のレイアウトが入らない事態がおきてしまいます。
共用部分の負担があるのをグロス面積と言い、共用部分が含まれないものをネット面積と呼びますが、契約申込前に対象物件がグロス面積かネット面積かを必ず確認して、レイアウトを検討しましょう。
もう一つは契約金の支払い時期と保証金返却時期の勘違いをしてしまうケースです。
オフィスが半年先の引っ越し予定でも、契約した時点で敷金や仲介手数料の支払いは通常発生しますし、旧オフィスの保証金も明け渡して約3か月から6ヶ月後に返却されるのが通常ですので、これをすぐに返却されると勘違いしてしまうと、契約金の資金繰りが悪化してしまう恐れがあります。
新旧の契約書をしっかりと理解することでこのトラブルは未然に防げますので、もう一度契約書をよく読み勘違いしないよう注意が必要です。

オフィス移転の計画構築と実現のテクニック

企業の規模が大きくなった場合には、既存の本社や営業所のオフィスが手狭になります。
創意工夫をして使い続ける方法もありますが、オフィス移転をしたほうが快適に働けるのも事実です。
しかし社員が多い企業のオフィス移転では、業務に支障が出ないように準備計画を綿密に構築する必要があります。
オフィスの引っ越しに強い会社と相談するのが、移転をスムーズに進めるための基本です。
事前にオフィス内の家財の量と内容を把握することが、オフィス移転に向けた計画をスタートする場合の基本です。
特にコピー機などを含めた様々な設備がある場合には、撤去や設置のシミュレーションも十分に行うことが肝心です。
スキルのあるスタッフがいる引っ越し会社を利用すると、企業の休日を活用して移転作業を進めることもできます。
一方で規模の大きな引っ越しでは、費用が高額になることが多いです。
依頼先を選定するプロセスで見積もりを依頼すると、移転費用も最小限に抑えられます。

オフィス移転で必要となる手続きはたくさんあって殆どに期限が存在する

引っ越しをするときは、行政機関などへの手続きについても行わなければならないものがたくさんあります。
これはオフィス移転の場合も例外ではありません。
いくつか例を述べると、まず法務局への本店・支店移転登記申請は、移すのが本店であればオフィス移転後2週間以内、支店であれば3週間以内に申請が必要です。
税務署に提出が必要なのは異動届出書と給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書で、前者は新旧両方のオフィス所在地の管轄税務署に移転後速やかに、後者はオフィス移転後1ヶ月以内に新しいオフィスの所在地の管轄税務署に書類を提出する必要があります。
年金事務所へは、健康保険・厚生年金保険の適用事業所所在地・名称変更届を出しますが、期限がオフィスを移してから5日以内と非常に短いことに気をつけなければなりません。
社会保険に関係する手続きではこの他にも、労働基準監督署への労働保険所在地等変更の届出や、ハローワークへの雇用保険事業主事業所各種変更届の提出などがあります。
その他、社用車を所有している場合はその車両に関する保管場所証明の申請が、商業ビル内にオフィスを構える場合は防火対象物使用開始届出書をはじめとした消防法に基づく手続が必要です。
これらについても法律で期限が定められており、義務を怠ると処罰の対象となる場合があります。

オフィス移転先を検討する際には労働環境に注意をすることが必要

オフィス移転を検討する際に、顧客アクセス性や立地条件などを重要視する事は多いものです。
具体的には駅などの公共交通機関に近い方がアクセス性が高くなりますし、また住所が都心の方が企業のステータスが高まる傾向があるため、このような場所を選びたいと言う経営者は少なくありません。
しかし同時に重要視しなければならないのは、そのオフィスで働く従業員の労働環境です。
アクセス数が非常に高くても、交通や鉄道の騒音等が非常に大きい場所では、集中して作業を行うことができません。
また都心などは家賃が高額であるため、その経費を節減するためにスペースが狭くなってしまうと、様々な面で業務に支障をきたしてしまうことも多いものです。
オフィス移転を考える際には、このような労働環境にも十分に配慮をすることが重要です。
その上でこれらの要素を全て両立させることで、業務効率を高めることができるだけでなく、対外的な印象を良くすることにもつながり業績の向上につながることを意識することが大切です。